Signature électronique en B to B et pouvoirs : êtes vous sûr de savoir qui a signé quoi ?

La signature électronique est largement déployée dans les relations inter‑entreprises, que ce soit pour signer des contrats de partenariat ou enrôler un prospect dans un service en ligne. Mais la personne qui a cliqué dispose‑t-elle du pouvoir d'engager sa société ? 

La question du pouvoir de signature est une faiblesse de l'engagement digital

Le question du pouvoir de signature n'est pas nouvelle. Elle existe depuis longtemps pour les contrats signés sous forme papier. Mais les risques afférents étaient moindres car la signature manuscrite reste, même inconsciemment, un engagement plus solennel que la signature électronique, qui se matérialise souvent par un "clic" expéditif.

Il est ainsi extrêmement courant de voir des licences d'utilisation acceptées en ligne d'un geste distrait lors de l'installation d'une application logicielle sur site, au mieux par un opérateur qui ne dispose de strictement aucun pouvoir, et au pire par le vendeur de l'application lui même. 

Autre exemple dans le domaine du leasing professionnel, où de plus en plus de contrats sont signés électroniquement. On commence à voir arriver devant les tribunaux  des leasing souscrits par un préposé non habilité, car les loueurs ne portent parfois pas suffisamment d'attention à la différence entre le titulaire du pouvoir (qu'ils ont vérifié), et la personne qui a vraiment signé, sur la simple foi d'une adresse mail et d'un code OTP envoyé sur un portable qui ne sont pas ceux du titulaire du pouvoir.

Cartographier les pouvoirs internes 

Définir qui peut signer quoi

Avant de généraliser l'usage de la signature électronique, il est indispensable de dresser une cartographie juridique des pouvoirs de signature :

• Qui peut engager la société, pour quels types d'actes (achat, vente, partenariat..), et dans quelle limite de montant 
• Quels managers ont un pouvoir limité (par exemple pour des commandes récurrentes, des abonnements SaaS, de la prestation de services) ?
• Quelles signatures relèvent obligatoirement de la direction générale ou de la direction juridique (cession de titres, garanties, engagements financiers lourds, contrats structurants) ?

Cette analyse doit se traduire dans des actes écrits, correctement datés, signés et conservés.

La partie facile : paramétrer la cartographie de pouvoirs sur la plateforme de signature

Dès lors que la plateforme de signature est mise en oeuvre par l'entreprise elle‑même, cela n'est pas compliqué : il suffit de paramétrer la cartographie sur la plateforme. La plupart d'entre elles le permettent techniquement, sur des registres assez complets :

• Les rôles détaillés (signataire engageant, signataire interne pour validation, simple visa),
• Les workflows dépendant du type de contrat (contrat client, contrat fournisseur, NDA, avenant sensible, contrat IT complexe),
• Avec si possible des règles d'escalade automatique au‑delà de certains montants.

La partie difficile : contrôler les "serial electronic signataires"

Les signatures ne se font pas toujours depuis la plateforme de l'entreprise. Elles sont également proposées à partir des outils des contreparties, comme dans les exemples que nous signalions ci‑dessus : installation d'un logiciel dont les conditions générales sont acceptées au téléchargement par un clic, ou contrat de leasing.

Dans ce cas il n'existe pas de solution technique simple pour empêcher le serial signataire de frapper, ou plutôt de cliquer, et cela peut avoir des conséquences fort fâcheuses : dans le cas d'une licence parce que personne n'en aura relu les dispositions, parfois très défavorables au client licencié ; dans le cas d'un leasing car l'engagement pris sous le radar pourra être tout à fait inapproprié et hors budget.

La seule façon de cantonner cette tenance est l'information et la formation interne sur les risques de cette pratique de signature électronique "sauvage" pour l'entreprise, avec le cas échéant une diffusion de la cartographie des pouvoirs rendue contraignante.

Sauvé par la théorie de l'apparence ?

Il ne faut pas trop attendre en la matière de la théorie de l'apparence, qui permet de considérer que si le signataire avait l'apparence de pouvoir engager l'entreprise, celle‑ci est engagée par sa signature en l'absence de pouvoir formel. 

Cette théorie a prospéré sous l'empire des signatures manuscrites, avec deux différences majeures par rapport au contexte des signatures électroniques :

- le "clic" au téléchargement par l'opérateur qui est derrière son écran n'existait pas en matière de signature manuscrite ;

- derrière la signature manuscrite il y avait une personne en chair et en os que l'on connaissait, pas une adresse mail et un téléphone portable.

L'impact de cette théorie, sans disparaître complètement, sera donc extrêmement faible, et il n'est pas de bonne pratique de s'y reposer pour éviter les litiges.