Ne confondez pas la durée légale avec la période de conservation
La Cour d'appel de Paris rappelle fort opportunément ce principe dans un arrêt rendu le 31 janvier 2020 (Cour d'appel de Paris - Pôle 06 ch. 12 - 31 janvier 2020 - n° 1500411).
En l’espèce, une salariée avait fait en 2005 une déclaration de maladie professionnelle. Un litige relatif à la prise en charge survient en 2013 entre son employeur et la CPAM. L’action de l’employeur contre la décision de la CPAM est rejetée comme forclose. L’employeur interjette appel au motif que la CPAM ne rapportait pas la preuve de la date à laquelle elle avait notifié sa décision de rejet. Dès lors, la date à laquelle le délai pour agir en contestation de cette décision avait commencé à courir ne pouvait pas être déterminée.
La CPAM justifiait sa carence probatoire par le fait qu’en vertu de l’article D. 253-44 du Code de la sécurité sociale, elle n’était soumise qu’à un délai de conservation de deux ans, raison pour laquelle elle ne disposait plus des pièces du dossier lors de la survenance du litige, ce d’autant plus qu’au moment de l’accident « la dématérialisation des pièces n’était pas encore d’actualité ».
La Cour d’appel donne raison à l’employeur, en estimant que « la caisse ne saurait se prévaloir [de l’article D. 253-44 du Code de la sécurité sociale], texte de gestion technique interne lui donnant la possibilité de ne pas conserver des pièces justificatives papier au-delà d’un certain délai pour échapper de ce simple fait aux obligations probatoires auxquelles elle peut être soumise dès lors que, comme en l’espèce, les délais de recours contre ses décisions ne sont pas expirés ; il appartenait en conséquence à la caisse, en considération d’un recours encore possible, de conserver, en tout état de cause sous une forme ou une autre et au besoin papier, les pièces justificatives pouvant devoir être fournies en cas de contestation demeurant légalement possible ».
L'enseignement de cet arrêt est on ne peut plus clair : le délai légal de conservation des documents est un DELAI MINIMAL. La période de conservation à respecter par l'entreprise doit être calculée en fonction du DELAI DE PRESCRIPTION associé au document en question. Ce délai, dont la détermination exacte est en pratique impossible compte tenu du caractère aléatoire de son point de départ, soit être déterminé au cas par cas, en fonction d'une analyse de risque.
Implicitement, l'arrêt confirme que la conservation en archive d'une copie numérique est admissible, comme le prévoit le nouvel article 1379 du Code civil.
